Was ist GDPR-Einwilligungsmanagement? So funktioniert es

Einleitung

Wenn Ihre Website in irgendeiner Form Daten von Besucherinnen und Besuchern aus der EU erhebt, haben Sie den Begriff GDPR-Einwilligungsmanagement höchstwahrscheinlich schon mehr als einmal gehört. Aber worum geht es dabei genau, und warum ist er für Ihr Unternehmen so wichtig? Kurz gesagt: Die Definition des GDPR-Einwilligungsmanagements befasst sich mit der Einwilligung der Nutzer in die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten und mit deren Verwaltung.

Viele Unternehmen neigen zu der Annahme, dass die Installation irgendeines Cookie-Banners ausreicht, um sämtliche Anforderungen an die Cookie-Compliance und alle rechtlichen Vorgaben zu erfüllen – tatsächlich ist das jedoch nur ein winziger Teil des Prozesses. Cookie-Banner sind vielmehr Teil eines größeren Systems, das sämtliche rechtlichen Anforderungen rund um Cookies, Datenerhebung und Nutzereinwilligung abdeckt. Und wenn Sie kein geeignetes Instrumentarium für die Verwaltung der Nutzereinwilligung haben, riskieren Sie für Ihr Unternehmen empfindliche Bußgelder oder einen Verlust an Glaubwürdigkeit.

Dieser Blogbeitrag möchte einen Rundgang durch das Thema GDPR-Einwilligungsmanagement bieten: vom absoluten Minimum, um auf der richtigen Seite des Gesetzes zu bleiben, bis hin zu einer eingehenden Betrachtung der Tools, die für Sie infrage kommen. Kleine Bloggerinnen und Blogger, große SaaS-Unternehmen und alle dazwischen können von diesem Artikel zum Thema Verwaltung der Nutzereinwilligung profitieren. Am Ende dieses Beitrags wissen Sie genau, was zu tun ist, um Ihre Website auf den heutigen Stand zu bringen, und was die GDPR speziell von Unternehmen verlangt, die im Web tätig sind. Wir liefern außerdem Beispiele, damit unsere Leserinnen und Leser das Gelernte in der Praxis anwenden können.

Sechs wesentliche Regeln der GDPR-Einwilligung

Bevor Sie die Einwilligung in den Griff bekommen, müssen Sie die grundlegenden Regeln kennen, die die GDPR für ihre Einholung vorgibt. Gutes GDPR-Einwilligungsmanagement ist nur möglich, wenn sie alle befolgt werden, denn schon ein einziger Fehler genügt, damit die eingeholte Einwilligung rechtlich nicht wirksam ist.

Und dies sind die sechs Regeln, die jedes Unternehmen befolgen muss:

Wenn Sie diese sechs Regeln in Ihre Einwilligungspraxis einbinden, können Sie vollständige Compliance sicherstellen und eine funktionierende Strategie aufbauen, in der sich Ihre Nutzerinnen und Nutzer gehört und respektiert fühlen. Ein einziger Fehler bei einer einzigen Regel kann jedoch Ihre gesamte Einwilligungspraxis rechtlich unwirksam machen – ganz gleich, wie gut der Rest Ihres Website-Designs ausgearbeitet ist.

Eine Möglichkeit, solche Fallstricke zu vermeiden, besteht darin, dieses Regelwerk regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, da sich Gesetzgebungspraxis und Rechtsauslegung ständig verändern. Vor einigen Jahren hätte genügt, was den GDPR-Anforderungen vollständig entsprach, heute ist das jedoch nicht mehr akzeptabel.

Ein weiterer Weg, unerwartete Probleme zu vermeiden, besteht darin, nicht nur die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens zu schulen, sondern auch andere Bereiche wie Marketing und Kundenservice – zu den Grundlagen der Einwilligungsregeln und zu deren Bedeutung.

Was sind die 7 wichtigsten GDPR-Anforderungen?

Die GDPR beruht auf mehreren Kernprinzipien, die die Regeln der Verarbeitung personenbezogener Daten definieren. Diese Prinzipien helfen dabei, eine umfassende Einwilligungsstrategie zu entwickeln, denn sie benennen die Ziele, die sich ohne ein sauber aufgebautes Einwilligungssystem nicht erreichen lassen.

Die sieben Kernprinzipien lauten:

• Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz verlangt eine redliche Datenverarbeitung.
• Zweckbindung Daten dürfen nur für die ursprünglich festgelegten Ziele verarbeitet werden.
• Datenminimierung Datenbestände sollten keine irrelevanten Daten enthalten.
• Richtigkeit Daten müssen stets relevant und aktuell sein.
• Speicherbegrenzung Daten sollten nur verfügbar sein, solange es erforderlich ist.
• Integrität und Vertraulichkeit Daten müssen durch geeignete Maßnahmen geschützt werden.
• Rechenschaftspflicht: Die Organisation, die Daten verarbeitet, muss ihre Compliance nachweisen können.

Ein GDPR-konformes Einwilligungsmanagement-Tool hilft einer Organisation, jede dieser Anforderungen zu erfüllen. In den meisten Fällen unterstützt ein einziges Tool mehrere Ziele, da es rund um die allgemeinen Regeln der Datenverarbeitung aufgebaut ist. So hilft ein sauber aufgebautes Einwilligungsmanagement-System, Rechenschaftspflicht, Transparenz und Zweckbindung zu wahren. Gleichzeitig unterstützt die Möglichkeit für Nutzerinnen und Nutzer, ihre Einwilligung zu widerrufen, die Grundsätze der Zweckbindung und der Datenminimierung.

Bei der Einführung eines Systems, das jede dieser Anforderungen erfüllen soll, konzentrieren sich Unternehmen oft zu stark auf die Ziele selbst und übersehen ein entscheidendes Detail: Diese Grundsätze sollten als Kompass dienen. Neue Funktionen, Tools und Drittanbieterdienste, die in irgendeiner Weise personenbezogene Daten betreffen, sollten anhand der bestehenden Grundsätze bewertet werden. Ein Unternehmen sollte sich fragen, ob eine bestimmte Neuerung mit den bestehenden GDPR-Zielen im Einklang steht, statt abzuwarten, bis Nutzerinnen und Nutzer seinen Verarbeitungspraktiken widersprechen.

Darüber hinaus sollte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter, die oder der direkt mit personenbezogenen Daten arbeitet, die Grundsätze gut genug kennen, um die GDPR-Strategie des Unternehmens mitgestalten zu können. So würden die Regeln zu einem festen Bestandteil des Tagesgeschäfts und insgesamt zu besseren Praktiken der Datenverarbeitung beitragen. In vielerlei Hinsicht wirken die Grundsätze als Motivation für Organisationen, denen ernsthaft daran gelegen ist, Systeme mit Blick auf die Privatsphäre der Nutzerinnen und Nutzer zu schaffen.

Was sind die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung nach der GDPR?

Die Einwilligung ist nicht die einzige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach der GDPR, auch wenn sie für Marketingaktivitäten und Cookies die häufigste ist. Die übrigen Rechtsgrundlagen zu kennen, kann Ihnen helfen, für bestimmte Situationen die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, statt sich allein auf Einwilligungs-Checkboxen zu stützen.

Die GDPR lässt sechs Rechtsgrundlagen zu und erkennt sie an:

Die meisten internetbasierten Unternehmen und Dienste müssen überwiegend auf der ersten Rechtsgrundlage arbeiten, weshalb das GDPR-Einwilligungsmanagement von entscheidender Bedeutung wird. Marketingspezifische Cookies, Analyse- und Personalisierungstools erfordern eine ausdrückliche Einwilligung, bevor sie auf dem Endgerät der Nutzerin oder des Nutzers abgelegt werden. Beachten Sie, dass mitunter das berechtigte Interesse anstelle der Einwilligung herangezogen werden kann, dies aber ein höheres Maß an Dokumentation und Transparenz erfordert. Organisationen sollten diese Grundlage vermeiden, wenn die Einwilligung eine gangbare Alternative ist, um das Risiko von Misstrauen bei den Nutzenden und von aufsichtsbehördlichem Eingreifen zu vermeiden.

Bei der Wahl zwischen den möglichen Rechtsgrundlagen für Ihre Organisation ist es entscheidend, nicht den Fehler zu machen, eine auszuwählen, die universell gelten soll. Andernfalls können die Folgen für Unternehmen – und für die Nutzerbasis, auf die sie sich stützen – gravierend sein, wenn Aufsichtsbehörden feststellen, dass berechtigte Interessen unangemessen herangezogen werden.

Wie können Sie eine GDPR-Einwilligung einholen?

Eine gültige Einwilligung einzuholen ist der Grundstein des GDPR-Einwilligungsmanagements, das benutzerfreundlich und transparent sein sollte, um jedes Missverständnis zwischen Dienstanbieter und Kundschaft zu vermeiden.

Nachfolgend die wesentlichen Schritte, um auf einer Website die Einwilligung der Nutzenden einzuholen:

• Ein Banner mit Informationen zur Datenerhebung anzeigen – die Nutzerin oder der Nutzer muss genau wissen, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden.
• Der Nutzerin oder dem Nutzer die Möglichkeit geben, anzunehmen oder abzulehnen – die Standardeinstellung muss „nicht angenommen“ sein.
• Keine mehrdeutige Sprache verwenden – der Text muss ohne zusätzliche Erklärungen verständlich sein.
• Jeden Zweck eigenständig gestalten – wenn Nutzende Cookies für Marketingzwecke, Funktionen und Analyse annehmen wollen, müssen sie das tun können, ohne alles auf einmal zu akzeptieren.
• Die notwendigen Informationen speichern – die Website muss Datum und Uhrzeit der Einwilligung, die Version der Richtlinie und die Auswahl der Nutzenden ausweisen können.
• Einen einfachen Weg zum Widerruf der Einwilligung bereitstellen – Nutzende müssen ihre Entscheidung mit einem Klick rückgängig machen können.

Nach Umsetzung dieser Schritte kann die Website eine GDPR-freundliche Einwilligungsmanagement-Lösung bieten, die für Nutzende leicht verständlich ist. Außerdem ist es entscheidend, im Blick zu behalten, dass Nutzende jedes Mal ihre Einwilligung geben müssen, wenn sich auf der Website etwas ändert – etwa ein neues Drittanbieter-Plug-in.

Darüber hinaus bieten manche Unternehmen die Möglichkeit, das Banner der Cookie-Richtlinie in die Landessprache der Nutzenden zu übersetzen und so die Nutzererfahrung (UX) zu verbessern. Schließlich kann es hilfreich sein, die Website aus Sicht der Nutzenden zu testen, den Ablauf des Erteilens und Widerrufens der Einwilligung durchzugehen, zu prüfen, wie sich die Website nach einer Ablehnung von Cookies verhält, und sicherzustellen, dass alle Tracking-Elemente deaktiviert sind.

Wie können SaaS-Unternehmen, Agenturen und Apps die GDPR-Einwilligung verwalten?

Unterschiedliche Arten von Unternehmen haben unterschiedliche Anforderungen an das Einwilligungsmanagement. Eine Website und ein SaaS sind hinsichtlich der Einwilligungsmanagement-Lösungen nicht dasselbe.

Bei Software-as-a-Service-Produkten muss das GDPR-Einwilligungsmanagement in das Produkt selbst eingebettet sein. Das bedeutet, dass die Oberfläche zur Verwaltung der Einwilligung im Produkt liegen muss und nicht nur auf der Website. Zudem ist es bei solchen Projekten unerlässlich, eine Einwilligungsmanagement-Lösung für alle Kundinnen und Kunden zu haben, wobei die Daten jedes Accounts getrennt sein müssen.

Bei Agenturen hängt die Anforderung mit der Arbeit an mehreren Websites und der Aufgabe zusammen, deren Einwilligungen zu verwalten. Die beste Lösung für solche Agenturen wäre ein zusammenführendes Dashboard für alle Websites und die Verwaltung der Banner. Das hilft ihnen, Banner leichter zu aktualisieren und Einwilligungen zu prüfen. Bei anderen Geschäftstypen hängen die Anforderungen mit der Bereitstellung von Diensten über mobile Apps zusammen. Die Verwaltung der Einwilligung innerhalb von Apps ist die komplexeste, da mobile Apps in der Regel zusätzliche Berechtigungen über die Website hinaus erfordern, etwa die Weitergabe der Standortdaten der Nutzenden an die App. Die Regeln für das Einwilligungsmanagement in Apps sollten dieselben sein wie für Websites. Mit der wachsenden Beliebtheit mobiler Apps nimmt auch die Bedeutung der Einwilligungsverwaltung über mobile Geräte zu, und die Aufsichtsbehörden richten ihren Blick inzwischen auf dieses Thema.

Trotz der unterschiedlichen Anforderungen gibt es jedoch Gemeinsamkeiten zwischen den Bedürfnissen von Agenturen, SaaS und mobilen Apps. Diese Gemeinsamkeiten drehen sich um das Thema Sichtbarkeit. Für diese Geschäftstypen ist der kritischste Aspekt des Einwilligungsmanagements die Fähigkeit, einen Überblick über die Einwilligungen und deren Status zu haben. Dieser Überblick ist für alle drei Organisationstypen unerlässlich, da er es ihnen erlaubt, auf Fragen oder Anfragen von Nutzenden und Aufsichtsbehörden zeitnah und effizient zu reagieren.

Die beste Lösung für GDPR-Einwilligungsmanagement finden

Bei so vielen verfügbaren Tools kann es schwerfallen zu erkennen, welches das richtige für Sie ist. Konzentrieren Sie sich auf die unverzichtbaren Funktionen: etwas, das Ihnen hilft, compliant zu sein, und zugleich einfach in der Handhabung ist.

Das richtige Tool sollte außerdem mit Ihnen wachsen: Vielleicht beginnen Sie mit einer Website, doch wenn Sie Ihren Dienst auf weitere Websites ausdehnen oder mehr Tools einsetzen, wollen Sie sicher sein, dass das Tool mit Ihnen skaliert. Das kann Ihnen auf dem weiteren Weg technischen und juristischen Ärger ersparen.

ConsentX weiß, dass Sie etwas Einfaches und Wirksames brauchen, um mehrere Kunden, Websites und Apps zu verwalten – und Ihnen zugleich die Möglichkeit geben will, die Banner für Ihre eigenen Anwendungsfälle anzupassen.

Demos können hilfreich sein, wir empfehlen Ihnen jedoch, einen Test oder eine Testphase anzufragen, damit Sie aus erster Hand sehen, wie einfach etwas wie die anpassbare Banner-Anzeige in ConsentX für Ihre Website sein kann, wie schnell Skripte blockiert werden und wie Ihre Berichte und Nachweise aussehen würden.

Fazit

Die Verwaltung der GDPR-Einwilligung ist für kein Unternehmen mehr eine optionale Praxis, das Daten von Nutzenden erhebt und verarbeitet. Von den sechs Grundregeln bis zu den sieben Punkten ist alles nötig, um das Vertrauen Ihres Publikums zu gewinnen.

Ihre Website, Ihre Webanwendung oder Ihre Agenturpraxis profitieren erheblich von einem sauber eingerichteten Tool zur Verwaltung von Einwilligungen. So wird kein Cent für mögliche Verstöße verschwendet, und Sie zeigen Ihren Kundinnen und Kunden, dass Sie ihre Privatsphäre respektieren. Und all das ist für Vertrauen und einen guten Ruf notwendig. Die richtige Wahl der Instrumente für die GDPR-Compliance wird es Ihnen erlauben, deutlich weniger Zeit für die unmittelbare Verwaltung von Einwilligungen aufzuwenden.

Testen Sie Consentx noch heute und machen Sie GDPR-Einwilligungsmanagement mühelos.

Häufig gestellte Fragen

Was ist GDPR-Einwilligungsmanagement?

Es bezeichnet die Verfahren, um von Nutzenden die Erlaubnis zur Erhebung und Verwendung ihrer Informationen einzuholen, sowie die Speicherung dieser Informationen mit klaren Nachweisen der Einwilligung einer Person, die ihre Erlaubnis erteilt.

Warum ist GDPR-Einwilligungsmanagement für Unternehmen wichtig?

Es schützt das Unternehmen davor, an Strafen und Bußgeldern zugrunde zu gehen, da es die Einhaltung der geltenden Gesetze sicherstellt, und es stärkt das Vertrauen der Nutzenden, da diese ihre Erlaubnis freiwillig und ohne jede Form von Zwang erteilen.

Was sind die Anforderungen an das GDPR-Einwilligungsmanagement?

Die von der Nutzerin oder dem Nutzer erteilte Einwilligung muss freiwillig sein, und ihr Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung. Diese Einwilligung muss spezifisch sein, und bei mehreren Einwilligungen muss jede einzeln benannt und leicht erkennbar sein.

Was sind die Best Practices für GDPR-Einwilligungsmanagement?

Zu den Best Practices gehören ein informatives Banner, die Ablehnung der Einwilligung nach Zweck, der Verzicht auf jede Vorauswahl und die Aufzeichnung aller erteilten Einwilligungen. Außerdem sollte mit einem neuen Einwilligungsbanner erinnert werden, wenn sich die Datenverarbeitungspraktiken ändern.

Welches Tool sollten Sie für GDPR-Einwilligungsmanagement verwenden?

Das ideale Tool sollte eine Anpassungsoption, ein gut lesbares Cookie-Banner, Unterstützung mehrerer Sprachen und eine Funktion zum Blockieren von Skripten bieten. Es sollte außerdem Audit-Trails für Einwilligungsnachweise besitzen. Ein Tool wie ConsentX kann eingesetzt werden.